Применение семи этапов коммуникационного процесса
Процесс передачи некого сообщения другим людям может показаться простым, но он часто чреват ошибками.
Многим людям сложно общаться — устно и письменно. Они делятся мыслями и идеями, формулируя их некорректно, не отражая предполагаемого значения и их получатели истолковывают неверно.
Это может привести к замешательству, разочарованию, потраченным впустую усилиям и упущенным возможностям. Общение прерывается, в результате чего сотрудничество и прогресс становятся невозможными.
Исследования показывают, что хорошее общение — это один из главных «мягких» навыков, которые менеджеры ищут в сотрудниках. Но общение будет успешным только тогда, когда и человек, отправляющий сообщение, и человек, получающий его, понимают ключевые сообщения, которые передаются.
В этой статье мы рассмотрим, как сделать вашу коммуникацию надежной, используя семиступенчатую структуру, известную как процесс коммуникации.
Вы изо всех сил пытаетесь донести свой смысл?
Как мы общаемся?
Знаете ли вы, что всякий раз, когда вы общаетесь с другим человеком, вы используете процесс коммуникации (см. Рисунок 1 ниже)?
Разумеется, понимание этого процесса поможет вам лучше понять, что происходит во время вашего общения, и что вы можете сделать, чтобы ваше сообщение было получено «громко и ясно».
Рис.1. Процесс коммуникации
Чтобы быть эффективным коммуникатором, вам необходимо убедиться, что ваши сообщения ясны, кратки, точны и хорошо спланированы. Это позволит избежать недоразумений и гарантировать, что они без проблем пройдут каждый этап процесса коммуникации.
Давайте рассмотрим семь этапов процесса более подробно:
- Источник (Source)
«Источник» — это отправитель сообщения — другими словами, вы. А «сообщение» относится к информации и идеям, которые вы хотите донести.
Вы должны четко понимать, какое сообщение вы хотите передать, и почему это важно — какова его основная цель? И, кроме того, почему это должно быть кому-то интересно? Вы также должны быть уверены в том, что предоставляемая вами информация полезна и точна.
2. Кодирование (Enkoding)
Этот этап включает в себя преобразование вашего сообщения в формат, который вы можете отправить, и который получатель сможет легко понять или «декодировать». Ваш успех будет зависеть от вашей способности ясно и просто передавать информацию и устранять путаницу.
Например, помните о любом культурном несоответствии между вами и вашим получателем. Кроме того, избегайте предположений о существующих знаниях получателя по предмету. Вы можете знать все тонкости того, о чем говорите, но он, вероятно, не знает. Наконец, избегайте пробелов в информации, требующих «мысленного прыжка».
Ключевой частью успешного кодировщика является знание своей аудитории. Неспособность понять и уважать тех, кто в нее входит, скорее всего, приведет к тому, что ваше сообщение «не удастся», и его неправильно поймут, отклонят или даже проигнорируют.
- Канал (Channel)
Есть бесчисленное множество различных каналов, которые вы можете использовать для отправки своего сообщения.
Каналы устной коммуникации включают личные встречи, телефонную связь и видеоконференцсвязь. В то время как письменные сообщения включают письма, отчеты, электронные письма, мгновенные сообщения (IM) и сообщения в социальных сетях. Вы также можете включить в свое сообщение видео, фотографии, иллюстрации или диаграммы и графики, чтобы подчеркнуть основные моменты.
У разных каналов разные сильные и слабые стороны. Например, не особенно эффективно давать длинный список направлений в устной форме, и будет лучше предоставить конфиденциальную обратную связь лично, а не по электронной почте.
Итак, внимательно выбирайте канал, который вы используете.
- Расшифровка (Decoding)
Успешное декодирование сообщения — это такой же навык, как и его кодирование. Чтобы точно расшифровать сообщение, вам нужно найти время, чтобы внимательно его прочитать или внимательно прослушать его.
Скорее всего, на этом этапе процесса связи возникнет путаница, хотя это не значит, что это всегда будет ошибка декодера. Ему может не хватать базовых знаний, чтобы понять сообщение, или он может не понимать конкретного стиля речи/сленга или технического языка, который вы используете. Поэтому очень важно решать подобные проблемы на этапе кодирования.
- Получатель (Receiver)
Несомненно, вы захотите, чтобы члены вашей аудитории отреагировали определенным образом или предприняли определенные действия в ответ на ваше сообщение. Помните, однако, что каждый человек индивидуален, и интерпретирует это субъективно.
Каждый получатель, вступающий в коммуникационный процесс, приносит с собой свои собственные идеи и чувства, которые влияют на их понимание вашего сообщения и их реакцию на него.
Это означает, что ваша работа как отправителя — учитывать эти идеи и чувства при составлении сообщения. Чтобы делать это эффективно, развивайте свой эмоциональный интеллект и эмпатию.
- Обратная связь (Feedback)
Ваша аудитория, скорее всего, даст вам обратную связь, как только увидит или услышит ваше сообщение. Это может включать вербальные или невербальные реакции. Обратите на них пристальное внимание, так как они покажут, действительно ли ваша аудитория поняла ваше сообщение.
Если вы обнаружите недоразумение, попробуйте адаптировать сообщение. Например, если вы говорите о сложной теме, найдите более простой способ передать ее. Можно разбить сообщение на части или убрать технические термины. Это упростит понимание предмета всем в вашей аудитории, независимо от их предыстории.
- Контекст (Context)
«Контекст» — это ситуация, в которой вы доставляете свое сообщение. Это может включать текущую политическую и социальную среду или более широкую культуру (например, корпоративную или национальную культуру).
Как убрать барьеры в процессе общения?
Барьеры для общения могут возникать на любом этапе процесса. Итак, чтобы доставлять сообщения эффективно, вы должны их убрать.
Начнем с самого сообщения. Если ваше сообщение слишком длинное, неорганизованное или полно специфических слов или ошибок, оно, скорее всего, будет неправильно истолковано, что может даже рассердить вашего получателя! Плохая речь или несоответствующий язык тела также могут искажать сообщение, которое вы пытаетесь передать.
Контекстные препятствия, как правило, возникают из-за слишком большого количества информации. Итак, помните, что часто «лучше меньше, да лучше». Помните о том, что другим людям требуется время, особенно в сегодняшнем сверхзанятом обществе.
Наконец, поместите ваше сообщение в контекст. Убедитесь, что вы знаете культуру своей аудитории. Это поможет вам общаться и доносить свое послание до людей, у которых другое происхождение и иная культура, чем у вас.
Понимание коммуникативных навыков можно развить с помощью тренинга Leading With Questions
