Правила эффективных совещаний
Здравствуйте, меня зовут Денис Санько.
Я помогаю компаниям достигать амбициозных целей повышая эффективность командной работы. Практически любая компания, хочет иметь у руля сплоченную команду, готовую быстро и качественно решать сложные задачи, приходить к общему видению и немедленно адаптироваться к меняющимся условиям бизнеса.
Сегодня я поделюсь с Вами подходами к повышению эффективности командной работы. Я расскажу о правилах, которые обеспечат более продуктивные встречи и совещания. Большинство исследований эффективных команд, говорит о том, что наличие и соблюдение правил взаимодействия в команде в процессе встреч и совещаний отвечает чуть ли не за 50% эффективности группы.
Итак, правила игры:
Подготовка: если тема обсуждения сложна и требует предварительного анализа, назначьте одного участника встречи, который будет отвечать за анализ текущей ситуации и подготовку решения. Назовем этого сотрудника модератором.
Модератор изучает вопрос, обсуждает его до встречи со всеми заинтересованными сторонами и за несколько дней до встречи рассылает резюме выводов и предлагаемых решений. Таким образом, на встрече Вы начнете дискуссию не с ноля, а сразу с обсуждения преимуществ и недостатков того или иного подготовленного решения.
Фокусировка на теме обсуждения: заранее договоритесь о длительности встречи и обсуждаемых вопросах. Если вопрос сложный, не включайте в повестку более одного вопроса.
Если вдруг, в процессе обсуждения Вы переключились на решение любой другой задачи, немедленно остановитесь, зафиксируйте задачу и отложите ее решение на отдельную встречу, какой бы важной она не была. Один из основных убийц эффективности встреч – размытие темы и переключение на другие вопросы.
Условия работы: никаких отвлечений! Все выключают телефоны. Никто не смотрит в компьютер и не делает вид, что он здесь. Мы заранее договариваемся о времени перерывов и НЕ покидаем место совещаний до перерыва. Как только на минутку выходит один из участников, или отвечает на телефон, все остальные получают сигнал – о, это возможно, дай-ка и я позвоню…
План действий: каждое совещание должно завершаться конкретным планом действий по реализации принятых решений. Нам необязательно планировать все до мелочей на встрече, но мы должны определить ключевые задачи, когда они должны быть выполнены и кто отвечает за их выполнение. Таким образом мы обеспечиваем планирование и контроль исполнения принятых решений.
Выводы! Мы всегда чему-то учимся, но как же редко мы делаем выводы из того чему научились и встраиваем это новое знание в ежедневный рабочий процесс! Например, у нас сегодня получилось отлично выслушивать друг друга и мы даже поняли, как и почему, но не сделали это правилом работы поехали дальше. Может быть этот совет звучит надуманно, но я уверяю Вас, что если Ваша команда привыкнет задавать себе простые вопросы: чему мы научились в течение встречи? Как мы можем улучшить правила игры прямо сейчас? Так, со временем, Вы получите действительно саморазвивающуюся команду!
